Tutorial membuat form dan laporan pada MS. ACCESS 2007

Microsoft Access 2007

Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko.

Sebelum mulai belajar jangan lupa berdoa dulu kemudian Tanamkan pada diri anda bahwa Microsoft Access itu gampang dan mudah dipelajari. Kuatkan keyakinan pada diri anda bah anda dapat menguasainya.

Di Microsoft Access ada bagian apa aja sih.

a. Table digunakan untuk menyimpan data

b. Query digunakan untuk memanipulasi data

c. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll.

d. Report digunakan untuk membuat laporan

e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.

Bagaimana memulai microsoft Access

1. Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access

2. Setelah terbuka klik Blank Database, pada jendela file new database isikan nama file yang diinginkan misalkan INFOMART (Untuk membuat aplikasi penjualan Barang di Swalayan Infomart) 

Kita sudah membuat database dengan nama Koperasi tetapi database itu belum dapat digunakan untuk itu kita perlu membuat Tabel, Form, Query, Report dan Macro bila perlu.

Tabel

Apa sih Table itu ?

Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table barang

Kenapa kita harus buat table ?

Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data yang disimpan data tidak dapat diproses.

Kasih tau dong caranya buat table.

Sebelum kita mulai membuat table kita tentukan dulu table-table yang diprelukan beserta field-fieldnya.

Langkah membuat Table

1. Pada jendela database klik Table.

2. klik dua kali create table in design view

3. pada jendela table ketikan field-field table Barang beserta tipe datanya, jangan lupa tentukan Kode_Barang sebagai Primary Key. seperti gambar dibawah ini. 

 4. Pilih Save. Ketikan Nama Table, karena table ini berkaitan dengan Barang. Kit simpan dengan nama “ Barang ”.

5. Table Barang sudah selesai dibuat. tutup table untuk membuat table-table lainnya.

Kamu mau bisa bikin tablekan, coba bikin table karyawan,  dan tabel transaksi.

Kemudian isi Data pada table-table yang kita telah buat, caranya klik dua kali table yang ingin kita isi, kemudian isi data-datanya (cara isinya sama seperti Excell).

Tabel Barang

No	Nama Field	Tipe Data	Keterangan
1	Kode_Barang	Text (5)	Kode untuk barang
2	Nama_Barnag	Text (10)	Nama utuk barang
3	Harga	Text (20)	Harga barang

Tabel Karyawan

No	Nama Field	Tipe Data	Keterangan
1	Kode_Karyawan	Text  (5)	Kode untuk karyawan
2	Nama_karyawan	Text  (30)	Nama karyawan
3	Jenis_Kelamin	Text  (10)	Jenis kelamin
4	Alamat	Text  (30)	Alamat karyawan
5	Pendidikan	Text  (20)	Pendidikan

Tabel Transaksi

No	Nama Field	Tipe Data	Keterangan
1	Kode_karyawan	Text  (5)	Kode Karyawan
2	Kode_barang	Text  (5)	Kode Barang
3	Harga_satuan	Text  (10)	Harga satuan
4	Jumlah_beli	Text  (3)	Jumlah beli
5	Total_bayar	Text  (10)	Total bayar

Query, Apasih Manfaatnya Query ?

Dengan Query kita dapat :

a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin melihat data pada table barang yang kode barangnya “001”

b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat anatr table itu ada field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat nama keryawan “Andi” itu indentitasnya. Di sini kita mengambil data dari table Header Penjualan dan Table Karyawan, Sebagai penghubungnya adalah field Kode_Karyawan.

c. Dapat melakukan operasi perhitungan.

Itulah tiga fungsi utama query.

Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report.dan Form.

Bagaimanasih cara membuat query.

Langkah-langkah membuat Query

1. Pada Menu Tool pilih Create lalu klik Query Design.

2. Add table satu persatu kemudian tekan tombol Close Sehingga muncul seperti gambar di bawah ini :

3. Setelah itu munculkan Field-field dari tabel yang diinginkan. Tentukan terlebih dahulu tabelnya kemudian Fieldnya dan jangan sampai terbalik. 

4. klik icon Run yang bergambar tanda seru , maka akan tampil hasil Query yang sudah dibuat. Simpan dan beri nama “Query_TRANSAKSI” .

FORM

Untuk menghasilkan tampilan yang lebih komunikatif, maka dibutuhkan suatu interface yang dapat membantu pengguna atau operator dalam menjalankan suatu program aplikasi. Salah satu interface yang disediakan oleh Microsoft Access adalah Form. Form merupakan window untuk menampilkan record dalam bentuk lain, didalamnya kita bisa menambahkan unsur lain seperti tombol, gambar dan lainnya. Ada dua cara dalam pembuatan form diantaranya 1) Form Design, membuat form secara manual dan sesuai dengan keinginan user, 2) Form Wizard, membuat form secara otomatis. Berikut akan disajikan langkah - langkah membuat form menggunakan Form Design.

1. Pilih menu Create kemudian Form Design.

Lalu akan muncul tampilan seperti ini:

2. Klik manu add existing field, dan tabel yang ada akan tampil di frame sebelah kanan layar.

Sekarang silahkan desain tampilan form yang anda inginkan dengan memanfaatkan fitur yang ada pada Menu Tool, dan untuk memasukkan entry field, anda cukup menarik field yang ada disebelah kanan dan masukkan kedalam desain form seperti berikut ini :

REPORT

Report merupakan laporan tertulis dari hasil transaksi, baik tetulis secara report (pada layer monitor) maupun hard report (pada kertas). Report juga berarti beberapa informasi yang diorganisir sedemikian rupa untuk memenuhi berbagai kebutuhan seperti label surat-menyurat, summary penjualan, dll.

Langkah-langkah membuat Report :

1. Pilih menu Create lalu Report design.

2. Pilih beberapa field yang akan dijadikan laporan. Caranya sama dengan menambah field pada Form.

NAMA KARYAWAN, NAMA BARANG, JUMLAH BELI, TOTAL BAYAR diambil dari TABEL TRANSAKSI.

Lihat hasilnya di View.